皆さん、こんにちは！
梅雨まっただ中の良くない天候に加え、
コロナウイルス感染者数の増加で気持ちが
落ち込みやすくなりますね。
さて、
今日は【逆機能の逆で成果を出したい！】に
ついてです。
中小企業診断士試験の学習で学ぶキーワードの
一つに官僚制の逆機能があります。1次試験では、
企業経営理論の組織論で問われる内容です。
合理的といわれる近代官僚制も、度がすぎると
逆効果が現れてくると、アメリカの社会学者の
マートン先生が指摘したものです。
当てはまることが多いなぁ、と学習中に
【当社あるある】を一人でやっていました。
合法的支配を基礎とし、効率を追求した組織構造が官僚制であるが、それが過度に進行すると、官僚制の逆機能が生じ、硬直化した組織は、組織の規模拡大・複雑化や環境変化に際し、適切な対応が困難となる。
診断士試験テキスト「企業経営理論」より
・規則万能
・責任回避・自己保身
・秘密主義
・前例主義による保守的傾向
・画一的傾向
・権威主義的傾向
・繁文縟礼
・セクショナリズム
などが官僚制の逆機能として挙げられます。
さて昨日のこと、若手社員が社員証の再発行を
申し出てきました。理由を尋ねると出退勤時の
打刻や昼食時精算を社員証で行う際、読取機の
反応がしないことが多くなってきた、とのこと
でした。
社員証外観は特に異常はなく、恐らく内部ICが
何らかの原因で劣化・破損したことで読取機が
反応しなくなったのだと思われます。
社員証を再発行する場合、手続きとして人事部に
申請書を提出するのですが、再発行に想定されて
いる事例が社員証の管理不十分によるものが多く、
申請書と同時に始末書の提出が規定されているん
ですね。
で、今回の場合も、本人が手順を人事部に確認後
作成した始末書と申請書を私のもとに持参して、
確認印押印と人事部への提出依頼がありました。
通常使用による劣化で交換をするのですから、
何も始末書をとらなくてもいいのでは？と
人事部門にかけあったところ、
(申し訳なさそうに)
規則ですから申請書に記載のとおり始末書を
出してください。との回答、
なんと型にはまったお決まりの台詞・・・。
そのほかにも、書類のハンコがどうとか、
コロナ対策での出張からの帰着時手続き・
申請ルートが複雑になりすぎて、書類と
ハンコが増えすぎです。
ただでさえ多いのに、コロナで手続きが
さらに増えました。そして煩雑すぎます。
テレワークになったとしても、ハンコ出社
しなくてはいけない状況は、他の組織でも
同様かもしれませんがあまりにも煩雑。
そして紙出力枚数がとても多い。
(当部門は全社で第2位らしいです。)
まぁ、グチを言っていても仕方がないので、
現在コロナ第2波に備え、まずは部門内の
ハード・ソフト対策を少しづつ実施中です。
ちょっとやってみようよ、という流れを
コロナ第1波の間に作ってきたのが少しづつ
成果出始めました。
賛同してくれる人が増えてきました！
アイデアが集まるようになっただけでなく、
そのアイデアをいかに実現に結びつけるか、
トライしてみる人も増えてきました。
若手社員からの積極提案も嬉しいですね。
官僚制の逆機能を逆に使って、カイゼン事例を
規制事実で積み重ねて、部門の成功事例として
上司あるいはその上の経営層から他の部門への
展開ができないか、と構想中です。
うまくいきますように。
それではまた！
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